Tijdens de coronapandemie werd het voor VvE's plotseling onmogelijk om fysiek te vergaderen. De overheid loste dit op met de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, die onder meer het digitaal vergaderen voor VvE's mogelijk maakte. Deze noodwet is inmiddels verlopen, maar de vraag blijft: wat geldt er nu voor VvE's die digitaal willen vergaderen? In dit artikel bespreken wij het juridische kader en de mogelijkheden voor digitaal en hybride vergaderen na de coronanoodwet.
De Tijdelijke wet COVID-19: wat regelde deze wet?
De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid trad in werking op 24 april 2020 en was bedoeld als noodmaatregel om rechtspersonen, waaronder VvE's, in staat te stellen hun besluitvorming voort te zetten ondanks de beperkingen op fysieke bijeenkomsten. De wet bevatte specifieke bepalingen voor VvE's die het mogelijk maakten om de ALV geheel digitaal te houden.
Onder de noodwet kon het bestuur van de VvE bepalen dat de ALV digitaal plaatsvond, mits aan een aantal voorwaarden was voldaan. De eigenaren moesten de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen, zij moesten uiterlijk 72 uur voor de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen in te dienen over de geagendeerde onderwerpen en deze vragen moesten tijdens de vergadering worden behandeld.
De wet bood ook de mogelijkheid om het stemmen tijdens de vergadering te vervangen door stemmen vooraf per brief of per e-mail. Dit was een vergaande afwijking van de normale procedure, die was gerechtvaardigd door de uitzonderlijke omstandigheden van de pandemie.
Het verlopen van de noodwet
De Tijdelijke wet COVID-19 is stapsgewijs afgebouwd naarmate de pandemie wegebde. De bepalingen over het digitaal vergaderen voor VvE's zijn uiteindelijk volledig komen te vervallen. Dit betekent dat de specifieke wettelijke grondslag voor het houden van een geheel digitale ALV is weggevallen.
Het verlopen van de coronawet VvE heeft voor veel VvE's onzekerheid gecreëerd. Tijdens de pandemie is het digitaal vergaderen breed omarmd. Veel eigenaren ervaren het als praktisch en efficiënt, met name in VvE's waar eigenaren verspreid over het land of zelfs in het buitenland wonen. De vraag is nu of en hoe digitaal vergaderen juridisch houdbaar is zonder de noodwet.
Het huidige juridische kader
Na het verlopen van de noodwet zijn VvE's teruggevallen op het reguliere juridische kader: het Burgerlijk Wetboek en het toepasselijke modelreglement. De kernvraag is of dit kader ruimte biedt voor digitale of hybride vergaderingen.
Het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat de ALV door het bestuur bijeen wordt geroepen en dat de eigenaren in de gelegenheid moeten worden gesteld om hun stemrecht uit te oefenen. De wet schrijft niet expliciet voor dat de vergadering fysiek moet plaatsvinden, maar het uitgangspunt in de wetsgeschiedenis is wel dat de leden daadwerkelijk met elkaar in overleg moeten kunnen treden.
De modelreglementen bieden wisselende ruimte. Het modelreglement 2017, de meest recente versie voor reguliere VvE's, bevat bepalingen die de mogelijkheid openen voor elektronisch stemmen en digitale communicatie, maar schrijft niet expliciet een procedure voor digitale vergaderingen voor. De oudere modelreglementen bieden over het algemeen geen ruimte voor digitaal vergaderen.
Hybride vergaderen: de meest gangbare oplossing
In de praktijk kiezen steeds meer VvE's voor het hybride vergaderen VvE model. Bij een hybride vergadering vindt de ALV fysiek plaats op een locatie, maar kunnen eigenaren ook digitaal deelnemen via een videoverbinding. De vergadering kent een fysieke voorzitter en een presentielijst waarop zowel fysiek aanwezige als digitaal deelnemende eigenaren worden geregistreerd.
De juridische houdbaarheid van een hybride vergadering is sterker dan die van een volledig digitale vergadering. De vergadering vindt immers fysiek plaats, waarmee aan het traditionele uitgangspunt is voldaan. De digitale deelname kan worden beschouwd als een modern equivalent van de volmacht: de eigenaar is niet fysiek aanwezig maar neemt wel deel aan de beraadslaging en de stemming.
Om de juridische risico's te beperken, adviseren wij VvE's die hybride willen vergaderen om een aantal waarborgen in acht te nemen. Neem allereerst een bepaling op in het huishoudelijk reglement die hybride vergaderen expliciet toestaat en de procedure beschrijft. Zorg ervoor dat digitale deelnemers daadwerkelijk kunnen deelnemen aan de beraadslaging, wat betekent dat zij het woord moeten kunnen voeren en vragen moeten kunnen stellen. Registreer de digitale deelnemers op de presentielijst en verifieer hun identiteit. Gebruik een betrouwbaar platform dat stabiel functioneert en waar nodig beveiligd is. Leg in de notulen vast op welke wijze de vergadering heeft plaatsgevonden en welke eigenaren fysiek en welke digitaal hebben deelgenomen.
Volledig digitaal vergaderen: de risico's
Het houden van een volledig digitale ALV zonder specifieke wettelijke grondslag brengt juridische risico's met zich mee. Het belangrijkste risico is dat een eigenaar die het niet eens is met een genomen besluit, bij de kantonrechter vernietiging kan vorderen op grond van het argument dat de vergadering niet rechtsgeldig was.
De kans dat een rechter een besluit vernietigt enkel omdat de vergadering digitaal plaatsvond, hangt af van de omstandigheden van het geval. Als alle eigenaren akkoord zijn gegaan met het digitale format, als de vergadering technisch vlekkeloos is verlopen en als de eigenaren volledig in de gelegenheid zijn geweest om deel te nemen aan de beraadslaging, is de kans op vernietiging kleiner. Maar de onzekerheid blijft bestaan, en voor belangrijke besluiten, zoals besluiten over groot onderhoud of verduurzaming, is het daarom verstandig om de vergadering in ieder geval ook fysiek aan te bieden.
Komende wetgeving
De overheid werkt aan een permanente wettelijke regeling voor het digitaal vergaderen door rechtspersonen, waaronder VvE's. Het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering voor privaatrechtelijke rechtspersonen beoogt een structureel kader te bieden voor digitale en hybride vergaderingen.
Het wetsvoorstel voorziet naar verwachting in de mogelijkheid om in de statuten of het huishoudelijk reglement te bepalen dat de vergadering geheel of gedeeltelijk digitaal kan plaatsvinden. Daarbij zullen waarschijnlijk eisen worden gesteld aan de technische faciliteiten, de identificatie van deelnemers, de mogelijkheid tot interactie en de veiligheid van het stemproces.
Zolang deze wetgeving niet in werking is getreden, blijft het huidige juridische kader gelden en is voorzichtigheid geboden bij het houden van volledig digitale vergaderingen. VvE's doen er verstandig aan om zich voor te bereiden op de komende wetgeving door nu al ervaring op te doen met hybride vergaderen en de benodigde technische infrastructuur in te richten.
Praktische tips voor digitaal en hybride vergaderen
Voor VvE's die digitaal of hybride willen vergaderen, geven wij de volgende praktische aanbevelingen. Kies een betrouwbaar videoconferenceplatform dat geschikt is voor het aantal deelnemers. Gangbare platforms zijn Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Zorg voor een goede audio-opstelling op de fysieke locatie, zodat digitale deelnemers het gesprek goed kunnen volgen. Test de techniek vooraf en stel een handleiding beschikbaar voor eigenaren die minder digitaal vaardig zijn.
Stel een procedure op voor de stemming. Bij een hybride vergadering kan de stemming plaatsvinden door handopsteken voor de fysiek aanwezigen en via de chatfunctie of een stemmodule voor de digitale deelnemers. Leg de stemprocedure vast in het huishoudelijk reglement en communiceer deze vooraf aan de eigenaren.
Neem de vergadering op, met toestemming van de deelnemers, zodat er bij discussie over de notulen kan worden teruggeluisterd. Bewaar de opname in overeenstemming met de privacywetgeving (AVG).
Wat betekent dit voor slapende VvE's?
Voor slapende VvE's, die al jaren geen vergadering meer houden, biedt het digitaal vergaderen een kans om de besluitvorming nieuw leven in te blazen. Het wegvallen van de drempel om fysiek bijeen te komen kan juist voor deze VvE's het verschil maken. Een korte digitale vergadering om de basiszaken op orde te brengen, zoals het benoemen van een bestuur, het vaststellen van een begroting en het openen van een bankrekening, is laagdrempeliger dan een fysieke bijeenkomst. Uiteraard dienen daarbij wel de eerder genoemde juridische waarborgen in acht te worden genomen.
Hoe Florian u hierbij helpt
Florian heeft tijdens en na de pandemie ruime ervaring opgedaan met het organiseren van digitale en hybride ALV's. Wij beschikken over de technische middelen en de juridische kennis om uw vergadering op een correcte en professionele wijze te faciliteren, ongeacht het format. Florian adviseert uw VvE over de meest geschikte vergadervorm, past het huishoudelijk reglement aan waar nodig en zorgt voor een vlekkeloze uitvoering. Neem contact met ons op voor meer informatie over het digitaal vergaderen binnen uw VvE.