Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden VvE-Beheer ten behoeve van Verenigingen van Eigenaars

Versie JUN 2026, opgesteld door Florian B.V. te Rijswijk, Zuid-Holland. Deze voorwaarden zijn gebaseerd op het model van de branchevereniging Vastgoed Management Nederland (VGM NL) en aangevuld met Florian-specifieke bepalingen.

Artikel 1 — Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

Algemene Voorwaarden: de onderhavige voorwaarden.
Beheerder: De professionele ondernemer die diensten op het gebied van nader te specificeren beheer aanbiedt aan VvE's.
Beheerovereenkomst: Overeenkomst van opdracht met een Vereniging van Eigenaars met betrekking tot ter zake nader overeengekomen taken en werkzaamheden.
Bestuur: Rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Vereniging van Eigenaars voor zover dit blijkt uit de geldende akte van splitsing dan wel uit besluiten van de vergadering van eigenaars; een bestuur kan op grond van de geldende akte van splitsing uit meerdere bestuurders bestaan, alsmede blijkend uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Financieel & Administratief Beheerder: De professionele ondernemer die diensten op het gebied van administratief/financieel beheer aanbiedt aan VvE's en daartoe overeenkomsten aangaat met VvE's conform een nader in de Beheerovereenkomst overeengekomen takenpakket.
Reglement van splitsing: Het Reglement van splitsing van een VvE.
Technisch Beheerder: De professionele ondernemer die diensten op het gebied van (technisch) beheer aanbiedt aan VvE's en daartoe overeenkomsten aangaat met VvE's conform een nader in de Beheerovereenkomst overeengekomen takenpakket.
Vergadering van Eigenaars: De Vergadering van Eigenaars van een VvE.
Voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden inzake het beheer van Verenigingen van Eigenaars.
VGM NL: Vastgoedmanagement Nederland; branchevereniging voor ondernemingen die professioneel werkzaam zijn in het vastgoed- en VvE-management.
VvE: Vereniging van Eigenaars in de zin van art 5:124 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 2 — Algemeen

Toepasselijke voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle — tussen de Beheerder en VvE te sluiten — Beheerovereenkomsten. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig voor zover zij schriftelijk zijn overeengekomen. De Voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten voor zo ver ter zake geen aanvullende — schriftelijk vastgelegde — afspraken zijn gemaakt.
Indien de VvE eigen voorwaarden hanteert zijn deze niet van toepassing op de Beheerovereenkomst en worden de Algemene Voorwaarden van toepassing verklaard.
De Beheerder heeft het recht van tijd tot tijd de Algemene Voorwaarden up-to-date te houden en indien nodig kleine wijzigingen door te voeren. VvE gaat met dit recht akkoord en de laatste versie van de Algemene Voorwaarden zullen dan steeds worden toegezonden.

Tot stand komen van de Beheerovereenkomst

De VvE verklaart dat tot het aangaan van een overeenkomst met Beheerder is besloten bij een rechtsgeldig genomen besluit van een daartoe bevoegd orgaan van de VvE.
Offertes van de Beheerder zijn vrijblijvend. Een overeenkomst tussen de Beheerder en een VvE komt — op basis van een offerte van de Beheerder — pas tot stand middels een door beide partijen ondertekende Beheerovereenkomst. In de plaats van een door partijen ondertekende Beheerovereenkomst kan het volgende gelden: een rechtsgeldig vergaderbesluit namens de VvE en een schriftelijke opdrachtbevestiging van de Beheerder aan de VvE, binnen 14 dagen na kennisname door de Beheerder van dat vergaderbesluit.
De offerte van de Beheerder vormt samen met deze Algemene Voorwaarden een hybride overeenkomst: de offerte bevat de individuele afspraken tussen partijen (waaronder het takenpakket, de prijs en de ingangsdatum) en de Algemene Voorwaarden vormen het algemene contractuele kader dat daarop van toepassing is. Beide documenten zijn onlosmakelijk verbonden en dienen in onderlinge samenhang te worden gelezen.
De offerte wordt door de VvE langs elektronische weg ondertekend. Door de offerte online te ondertekenen verklaart de VvE kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden en daarmee uitdrukkelijk akkoord te gaan. De Algemene Voorwaarden zijn te allen tijde beschikbaar via de website van de Beheerder en worden op verzoek kosteloos toegezonden. De toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden staat daarmee vast vanaf het moment van ondertekening van de offerte.

Overeenkomst van opdracht

Deze overeenkomst wordt beschouwd als een overeenkomst van opdracht zoals bedoeld in artikel 7:400 e.v. van het Burgerlijk Wetboek.

Partijen bij de uitvoering van de overeenkomst

De bedingen van deze voorwaarden werken mede ten aanzien van de werknemers van de Beheerder en de door de Beheerder ingeschakelde doch onder zijn verantwoordelijkheid en voor hem werkzame derden.
De Beheerder dient de overeenkomst in beginsel zelf uit te voeren doch kan naar eigen inzicht en keuze zijn taken en werkzaamheden aan een onder zijn verantwoordelijkheid vallende derde uitbesteden, behoudens indien hier bij beheerovereenkomst vanaf is geweken.

Gebruik gegevens

Om tot een optimale en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te komen, kan bij de Beheerder periodiek een audit worden uitgevoerd in het kader van kwaliteitsbewaking. In het kader hiervan wordt aan de controlerende dan wel certificerende instelling waar nodig inzage gegeven in VvE administraties. Hierbij is de privacy gewaarborgd middels geheimhoudingsverklaringen.
De VvE verleent — voor zover noodzakelijk voor een juiste uitvoering van de door haar opgedragen werkzaamheden — de Beheerder toestemming om bij de uitvoering van de haar opgedragen werkzaamheden de persoonsgegevens van de bij de VvE betrokken personen te verwerken met inachtneming van de Wet Verwerking Persoonsgegevens.
De Beheerder verplicht zich zorgvuldig om te gaan met de bij de uitoefening van zijn taak verkregen vertrouwelijke gegevens ter zake de VvE en de eigenaars en gebruikers van de appartementen.

Artikel 3 — Contractduur

Reguliere contractduur en opzegging

De Beheerovereenkomst wordt telkenmale aangegaan voor een jaar van 1 januari tot en met 31 december (behoudens het eerste jaar ingeval de overeenkomst wordt aangegaan op een datum na 1 januari) die stilzwijgend met een jaar wordt verlengd.
Voor zover uit de Beheerovereenkomst niet anders blijkt, is voor beëindiging van de Beheerovereenkomst door de VvE rechtsgeldige opzegging noodzakelijk. De opzegging dient schriftelijk en aangetekend te geschieden tegen het einde van het kalenderjaar. De termijn voor opzegging bedraagt minimaal 3 maanden. Deze termijn gaat in op de 1e van de kalendermaand volgend op de ontvangstdatum van de aangetekende opzegging door de Beheerder. De VvE is de volledige overeengekomen beheervergoeding verschuldigd tot en met 31 december van het jaar waarin rechtsgeldig is opgezegd, ongeacht het tijdstip van de feitelijke overdracht van de administratie.

Tussentijdse opzegging door de Beheerder

In afwijking van lid 2 is de Beheerder bevoegd de Beheerovereenkomst tussentijds — derhalve buiten het reguliere opzeggingsmoment — te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand. Deze termijn gaat in op de 1e van de kalendermaand volgend op de datum waarop de schriftelijke en aangetekende opzegging door de VvE is ontvangen.
Gedurende de in lid 3 bedoelde opzegtermijn van één maand draagt de Beheerder de volledige boekhouding en administratie over aan de VvE of een door de VvE aan te wijzen derde, conform de procedure zoals omschreven in artikel 11. De Beheerovereenkomst eindigt van rechtswege op het moment dat de overdracht is voltooid, doch uiterlijk aan het einde van de opzegtermijn.
De Beheerder is bij gebruikmaking van zijn in lid 3 bedoelde opzeggingsbevoegdheid niet gehouden tot vergoeding van schade aan de VvE, mits de overdracht van de administratie tijdig en volledig plaatsvindt conform artikel 11. De overeengekomen beheervergoeding blijft uitsluitend verschuldigd over de opzegtermijn van één kalendermaand. Anders dan bij opzegging door de VvE is geen vergoeding verschuldigd tot het einde van het kalenderjaar. Na het einde van de opzegtermijn vervalt iedere verdere betalingsverplichting over en weer, behoudens reeds opeisbare vorderingen.

Artikel 4 — Prijzen en betaling

Prijs en honorarium

De prijs voor de werkzaamheden als Beheerder omvat de werkzaamheden die in de bij de offerte behorende omschrijving van werkzaamheden en/of in de Beheerovereenkomst met bijbehorende bijlagen zijn omschreven. De overeengekomen honoraria zijn exclusief geldende btw, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Alle werkzaamheden die niet onder de prijs als bedoeld in artikel 4 lid 1 vallen, kunnen door de Beheerder zelfstandig in rekening worden gebracht bij de VvE. De Beheerder legt hiervan verantwoording af door middel van een gespecificeerde factuur die onderdeel uitmaakt van de periodieke financiële rapportage aan de VvE. Bij spoedeisende werkzaamheden — waaronder noodvoorzieningen als bedoeld in artikel 8 lid 8 — geschiedt de verantwoording uiterlijk bij de eerstvolgende periodieke rapportage.

Indexering

De prijzen van de dienstverlening van de Beheerder worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op grond van de index "CAO lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur", zoals vast te stellen door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De prijs wordt niet gewijzigd indien een prijsindexering leidt tot een lagere prijs dan de laatst geldende.

Betaling en termijnen

De facturen van de Beheerder dienen uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan op een door de Beheerder aan te geven bankrekening.
Indien binnen de in artikel 4 lid 4 bedoelde termijn geen (volledige) betaling plaatsvindt, zal de Beheerder de VvE schriftelijk aanmanen om binnen 14 dagen alsnog volledig te betalen. Indien binnen die termijn geen volledige betaling plaatsvindt, is de VvE ter zake in verzuim.
Zodra de VvE in verzuim is, is de Beheerder bevoegd al zijn werkzaamheden voor de VvE met onmiddellijke ingang op te schorten. Van het opschorten van zijn werkzaamheden doet de Beheerder onmiddellijk schriftelijke en aangetekende mededeling aan het bestuur van de VvE onder opgave van de achterstallige bedragen.
Over de periode van haar verzuim is de VvE aan de Beheerder over het verschuldigde bedrag rente verschuldigd van 1% per maand of gedeelte van een maand.
Indien de VvE na te zijn aangemaand na de in de aanmaning gestelde termijn nog in gebreke blijft te betalen, is zij tevens buitengerechtelijke incassokosten aan de Beheerder verschuldigd, welke kosten worden vastgesteld op 15% van de hoofdsom met een minimum van EUR 150,-- (te vermeerderen met btw), onverminderd het recht van de Beheerder om de werkelijke buitengerechtelijke kosten te vorderen indien die meer bedragen.
Alle betalingen strekken eerst in mindering op de verschuldigde kosten, vervolgens op de rente en vervolgens steeds op de oudste hoofdsom.

Zelfstandige betalingsbevoegdheid Beheerder

De Beheerder is bevoegd zijn eigen facturen voor de in de Beheerovereenkomst omschreven werkzaamheden zelfstandig te voldoen uit de bankrekening van de VvE, zonder dat hiervoor voorafgaande accordering per factuur door een bestuurslid of eigenaar is vereist. Deze bevoegdheid wordt bij het aangaan van de Beheerovereenkomst door de Vergadering van Eigenaars structureel verleend en is daarmee voor de looptijd van de overeenkomst van kracht. De Beheerder legt van iedere aldus verrichte betaling verantwoording af in de periodieke financiële rapportage aan de VvE, vergezeld van een gespecificeerde factuur. De jaarnota vermeldt alle in het betreffende jaar door de Beheerder verrichte eigen betalingen.
Indien en voor zover de Beheerder tevens als Bestuurder optreedt in de zin van artikel 7, geldt de in lid 10 bedoelde zelfstandige betalingsbevoegdheid eveneens voor de in artikel 7 lid 3 bedoelde bestuurdersvergoeding, alsmede voor gefactureerd meerwerk als bedoeld in artikel 4 lid 2.

Pre-contractwerkzaamheden en herstelwerkzaamheden voorganger

Werkzaamheden die de Beheerder heeft verricht in de periode tussen het vergaderbesluit tot het aangaan van de Beheerovereenkomst en de formele ingangsdatum daarvan, worden beschouwd als meerwerk in de zin van artikel 4 lid 2. De Beheerder is gerechtigd deze werkzaamheden zelfstandig in rekening te brengen bij de VvE en te voldoen uit de bankrekening van de VvE conform artikel 4 lid 10, zonder dat voorafgaande accordering door het bestuur vereist is. De VvE is deze vergoeding verschuldigd ongeacht of de Beheerovereenkomst uiteindelijk tot stand komt, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.
Werkzaamheden die betrekking hebben op boekjaren of perioden voorafgaand aan de ingangsdatum van de Beheerovereenkomst — waaronder begrepen het opstellen, corrigeren of opnieuw uitvoeren van jaarrekeningen, administraties of rapportages die tot de verantwoordelijkheid van een voorgaande beheerder behoorden — vallen niet onder het overeengekomen takenpakket en worden aangemerkt als meerwerk in de zin van artikel 4 lid 2. De Beheerder is bevoegd de hiervoor verschuldigde vergoeding zelfstandig te factureren en te voldoen uit de bankrekening van de VvE conform artikel 4 lid 10, zonder enige voorafgaande melding, tussenkomst of accordering door het bestuur of de Vergadering van Eigenaars. De contractdatum geldt als objectieve afbakening: al hetgeen betrekking heeft op een periode voorafgaand aan de ingangsdatum valt buiten het overeengekomen takenpakket en is zonder nadere onderbouwing als meerwerk verschuldigd. De verantwoording geschiedt door middel van een gespecificeerde factuur in de periodieke financiële rapportage en de jaarnota.

Artikel 5 — Financieel en administratief beheer

De Beheerder stelt de wijze vast waarop de boekhouding wordt ingericht tenzij partijen daarover bij het aangaan van de Beheerovereenkomst schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt.
De Beheerder draagt zorg voor het tijdig gereed hebben van de (concept) jaarrekening overeenkomstig de regels die gelden op grond van de wet en het Reglement van Splitsing. De VvE doet wat redelijkerwijs binnen haar mogelijkheden ligt om te zorgen dat over de vaststelling van de jaarrekening ook tijdig wordt besloten in de Vergadering van Eigenaars.
Bij bewaring van de administratie wordt de wettelijke termijn aangehouden (peildatum 2015: 7 jaar). De Beheerder draagt, tenzij anders overeengekomen, zorg voor bewaring van de (elektronisch) vastgelegde administratie, alsmede van een back-up.
De Beheerder is gehouden jegens het bestuur van de VvE, haar leden en transporterende notarissen financiële informatie met betrekking tot de financiële administratie van de VvE te verschaffen.
De Beheerder zorgt voor het tijdig aanmanen van debiteuren en tot het treffen van rechtsmaatregelen ter zake. Het risico van oninbaarheid van een vordering op een debiteur ligt bij de VvE.
De Beheerder draagt zorg voor saldo-management op de rekeningen van de VvE. Er wordt een bankrekening aangehouden op naam van de VvE en — indien door het bestuur gewenst — separaat rentedragende spaarrekening(en) waarop de reserves worden gestort. De Beheerder voert in het kader van de Beheerovereenkomst geen vermogensbeheer.
De Beheerder en de VvE moeten er zoveel mogelijk voor zorg dragen dat bij de bank de gegevens aangaande de personen die over de bank- en spaarrekening(en) kunnen beschikken en de (elektronische) handtekeningen juist zijn geregistreerd.

Artikel 6 — Technisch beheer

Alleen indien dit schriftelijk is overeengekomen treedt de Beheerder niet alleen als Administratief en Financieel Beheerder maar ook als Technisch Beheerder op.
Een nadere uitwerking van de dienstverlening heeft plaats in de Beheerovereenkomst.
De werkzaamheden als Technisch Beheerder houden het begeleiden in van de Bestuurder dan wel degene die binnen de VvE voor het Technisch Beheer verantwoordelijk is. De Beheerder heeft enige technische kennis doch is geen bouwkundig expert. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen behoort het niet tot de taak van de (Technisch) Beheerder om gebreken op te merken, de ernst daarvan te beoordelen, bij oplevering als deskundige een werk op te nemen of over een werk directie te voeren. De (Technisch) Beheerder is dan ook niet aansprakelijk uit hoofde van niet opgemerkte gebreken, fouten in de uitvoering door derden of een gebrekkig toezicht op die derden, behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid.

Artikel 7 — Bestuurder

Behoudens voor zover zulks uitdrukkelijk anders is overeengekomen treedt de Beheerder slechts op als extern Beheerder voor de VvE en niet als Bestuurder van de VvE in de zin van 5:131 BW. De Beheerder treedt dan slechts op als uitvoerder van het door de Vergadering van Eigenaars vastgestelde beleid. De Beheerder draagt geen verantwoordelijkheid voor het door de VvE gevoerde beleid.
De Beheerder treedt eerst tevens op als bestuurder indien hij door de Vergadering van Eigenaars is benoemd en hij deze benoeming schriftelijk heeft aanvaard. Ook indien de Beheerder tevens als Bestuurder optreedt draagt hij geen verantwoordelijkheid voor het door de vergadering van de VvE gevoerde beleid.
Indien de Beheerder tevens als Bestuurder optreedt, is hij gerechtigd voor de uitoefening van zijn bestuurstaken een afzonderlijke bestuurdersvergoeding in rekening te brengen bij de VvE. De hoogte van deze vergoeding wordt vastgesteld in de Beheerovereenkomst dan wel in een door de Vergadering van Eigenaars goedgekeurd tarievenoverzicht. De Beheerder is bevoegd deze bestuurdersvergoeding zelfstandig te voldoen uit de bankrekening van de VvE conform de in artikel 4 lid 10 bedoelde betalingsbevoegdheid. De verantwoording geschiedt door middel van een gespecificeerde factuur, opgenomen in de periodieke financiële rapportage en de jaarnota van de VvE.
Alle bepalingen van deze Algemene Voorwaarden zijn, indien en voor zover niet anders overeengekomen, van overeenkomstige toepassing op de uitoefening van de taken als Bestuurder. De in artikel 10 lid 5 genoemde aansprakelijkheidsgrenzen gelden eveneens voor aanspraken die voortvloeien uit de uitoefening van bestuurstaken.

Artikel 8 — Uitvoering

Informatieplicht

Partijen zijn over en weer verplicht om elkaar tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens, inlichtingen en bescheiden te verschaffen, die nodig zijn voor de behoorlijke uitvoering van het beheer. Indien de VvE de benodigde gegevens niet tijdig aan de Beheerder verstrekt, heeft de Beheerder — na een schriftelijke waarschuwing waarbij een redelijke termijn wordt gesteld — het recht de uitvoering geheel of gedeeltelijk op te schorten.

Behoorlijke uitvoering van taken

De Beheerder is gehouden tot een behoorlijke uitvoering van de hem opgedragen taken en werkzaamheden en dient datgene te doen of na te laten dat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van een deskundig en zorgvuldig handelend Beheerder mag worden verwacht.
De Beheerder zal bij de uitvoering van de met hem overeengekomen werkzaamheden de nodige zorg in acht nemen zoals die van een goed opdrachtnemer verwacht mag worden.
De Beheerder is gehouden om tijdig en op correcte wijze verleende en verantwoorde aanwijzingen van of namens de vergadering van eigenaars op te volgen, indien betreffende werkzaamheden zijn opgenomen binnen het takenpakket.
Bij uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden door de Beheerder blijven de VvE dan wel het bestuur van de VvE verantwoordelijk voor het beheer en correcte besluitvorming daaromtrent.

Waarschuwingsplicht

De Beheerder heeft voor gevallen waarin hij van onvoldoende volmacht of gebrekkige besluitvorming op de hoogte was of behoorde te zijn een waarschuwingsplicht ten opzichte van de VvE.
De Beheerder waarschuwt — waar mogelijk — de Bestuurder en/of de leden in het geval de aan hem gegeven instructies dan wel aan hem opgedragen werkzaamheden en/of taken in strijd zijn met de Beheerovereenkomst, de Voorwaarden, het Reglement en/of Akte van Splitsing en/of de wet.

Treffen van noodvoorzieningen

In geval van calamiteiten of spoedeisende kwesties is de Beheerder bevoegd ook zonder voorafgaande opdracht van de VvE, voor rekening en risico van de VvE noodvoorzieningen uit te (laten) voeren die nodig zijn om de schade zoveel als mogelijk te beperken of de veiligheid te waarborgen.

Omvang van de werkzaamheden

De Beheerder is niet gehouden meer of andere werkzaamheden ten behoeve van de VvE te verrichten dan die zijn omschreven in zijn Beheerovereenkomst. Indien de Beheerder een verzoek ontvangt met betrekking tot taken die geen onderdeel uitmaken van de overeengekomen taken, zal de Beheerder de verzoeker hiervan op de hoogte stellen. Desgewenst zal de Beheerder ter zake een aanvullende offerte uitbrengen.

Overmacht

In geval van overmacht wordt de verbintenis van de Beheerder van rechtswege opgeschort voor de duur van de overmacht. Ziekte of ontstentenis van personeel of door de Beheerder in te schakelen derden en andere vormen van capaciteitsproblemen worden niet als overmacht aangemerkt.
Indien de overmacht langer dan twaalf weken voortduurt kan elk der partijen de overeenkomst ontbinden.

Termijnen

Door partijen opgegeven termijnen zijn geen fatale termijnen. Elke partij kan de andere partij bij overschrijding schriftelijk een redelijke termijn voor nakoming stellen, welke termijn alsdan als fatale termijn zal gelden.

Artikel 9 — Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV)

De VvE verklaart dat zij voor het verrichten van werkzaamheden die ten behoeve van de VvE worden uitgevoerd, geen overeenkomsten zal aangaan met vreemdelingen die mede op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid in Nederland mogen verrichten.
Partijen verklaren in overeenkomsten die ten behoeve van de VvE worden aangegaan met derden te zullen bedingen dat door de contractspartij geen vreemdelingen zal worden ingezet die in Nederland mede op grond van de Wet arbeid vreemdelingen niet rechtsgeldig arbeid mogen verrichten.
De VvE die in strijd met het in dit artikel bedoelde verbod handelt zal de Beheerder vrijwaren voor alle eventuele boetes en/of andere sancties opgelegd door een daartoe bevoegd orgaan.

Artikel 10 — Aansprakelijkheid

Klachten

Klachten over de door de Beheerder verrichtte werkzaamheden dienen door de VvE zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk en/of elektronisch te worden gemeld aan de Beheerder. De Beheerder verplicht zich na ontvangst van de melding binnen 15 dagen inhoudelijk te reageren.
Indien naar het oordeel van de VvE de Beheerder tekort is geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen, dient de VvE hem — schriftelijk en/of elektronisch — in ieder geval in de gelegenheid te stellen de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen en/of schade te beperken.
Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden jegens de Beheerder vervallen 12 maanden na het moment waarop de VvE bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.

Uitsluiting van aansprakelijkheid

De Beheerder is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, indien de Beheerder ter zake van de uitvoering is uitgegaan van door de VvE verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij aan de kant van de Beheerder sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

Beperking van aansprakelijkheid

In alle gevallen is iedere aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt tot het maximaal verzekerd bedrag per verzekeringstermijn van de door de Beheerder gesloten beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen, vermeerderd met het eigen risico. De Beheerder draagt er zorg voor dat ten minste de volgende verzekerde bedragen per verzekeringstermijn van kracht zijn:
- beroepsaansprakelijkheid: € 1.000.000;
- bestuurdersaansprakelijkheid: € 500.000;
- bedrijfsaansprakelijkheid: € 2.500.000.
Mocht de Beheerder evenzeer zijn aangesteld als bestuurder dan gelden, indien en voor zover niet anders overeengekomen, alle bepalingen van onderhavige algemene voorwaarden ook voor uitoefening van de taken als bestuurder.

Vrijwaring aansprakelijkheid

De VvE vrijwaart de Beheerder tegen alle aanspraken van derden, daaronder mede begrepen de leden van de vereniging, welke direct of indirect met de uitvoering van de Beheerovereenkomst samenhangen.
VvE vrijwaart Beheerder tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval Beheerder op grond van de wet en/of zijn beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties.

Artikel 11 — Beëindiging

In geval van voortijdige beëindiging van de Beheerovereenkomst, anders dan door opzegging, zal de Beheerder binnen een termijn van 4 weken na het einde van de Beheersovereenkomst de boekhouding en administratie in zodanige staat te brengen dat deze eenvoudig kan worden overgedragen aan een daartoe door de VvE aan te wijzen derde of haar Bestuurder. Bij een dergelijke beëindiging zal er geen restitutie van de overeengekomen beloning plaatsvinden.
Beheerder is alsdan bevoegd de afgifte van de onder hem berustende bescheiden op te schorten totdat het uit hoofde van de tussen partijen gesloten overeenkomst door de VvE aan Beheerder verschuldigde bedrag integraal is voldaan.
Tot 3 maanden na het einde van de Beheerovereenkomst, stelt de Beheerder de VvE of een door de VvE aan te wijzen derde in de gelegenheid de elektronisch en/of schriftelijk vastgelegde administratie in ontvangst te nemen.
Indien de VvE in gebreke blijft met het in ontvangst nemen van de boekhouding en de administratie biedt de Beheerder de boekhouding en de administratie bij aangetekende brief aan het Bestuur aan. De Beheerder voegt bij de stukken een gespecificeerde inventarisstaat en bewaart een exemplaar daarvan in zijn eigen administratie.
Indien de Beheerder vervolgens nog stukken voor de VvE ontvangt, hoeft de Beheerder niet voor afhandeling daarvan zorg te dragen. De Beheerder zal de ontvangen stukken doorzenden naar de nieuwe Beheerder dan wel de VvE dan wel retourneren aan de afzender. De Beheerder is niet aansprakelijk voor de gevolgen van deze handelwijze.

Artikel 12 — Integriteit

De Beheerder is zich bewust van het feit dat de relatie met de VvE mede is gebaseerd op zorgvuldigheid, maatschappelijke aanvaardbaarheid en integriteit. De Beheerder staat er dan ook voor in dat iedere tegenstrijdigheid tussen persoonlijke en zakelijke activiteiten wordt vermeden. Wanneer de VvE van mening is dat de naleving van dit artikel in het geding is of komt, zal de VvE de Beheerder daarvan direct op de hoogte stellen.
De VvE onthoudt zich van activiteiten die de Beheerder bij het vervullen van zijn opdracht kunnen belemmeren of diens activiteiten kunnen doorkruisen.
Indien de Beheerder tevens als Bestuurder optreedt en zich in een situatie bevindt waarbij zijn persoonlijk financieel belang en het belang van de VvE uiteenlopen — waaronder begrepen de situatie bedoeld in artikel 14 — is de Beheerder verplicht dit tegenstrijdig belang onverwijld en schriftelijk te melden aan de Vergadering van Eigenaars. De Beheerder onthoudt zich in dat geval volledig van besluitvorming over de betreffende aangelegenheid in zijn hoedanigheid als Bestuurder. De melding en de onttrekking worden expliciet opgenomen in de notulen van de vergadering.

Artikel 13 — Geschillen

Alle geschillen die voortvloeien uit de Beheerovereenkomst tussen partijen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in de plaats waar de Beheerder kantoor houdt.
Indien en voor zover enige bepaling uit de Beheerovereenkomst dan wel uit deze Algemene Voorwaarden nietig wordt verklaard of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen onverminderd van kracht blijven. Partijen zullen alsdan met elkaar in overleg treden over een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige/vernietigde bepaling waarbij zoveel mogelijk de strekking in acht wordt genomen.

Artikel 14 — Voorschotlening Beheerder aan VvE

Toepassingsbereik

Dit artikel is van toepassing op de situatie waarin de VvE niet over voldoende financiële middelen beschikt om noodzakelijke werkzaamheden tijdig te bekostigen, en de Beheerder bereid is deze werkzaamheden voor te financieren door middel van een lening aan de VvE in zijn hoedanigheid van Beheerder.

Voorwaarden voor de voorschotlening

Een lening van de Beheerder aan de VvE is uitsluitend toegestaan indien aan alle volgende voorwaarden cumulatief is voldaan:
1. Vergaderbesluit — De Vergadering van Eigenaars heeft bij rechtsgeldig besluit ingestemd met het aangaan van de lening. De Beheerder heeft zich, indien hij tevens Bestuurder is, voorafgaand aan de stemming schriftelijk onttrokken aan de besluitvorming wegens tegenstrijdig belang als bedoeld in artikel 12 lid 3. De onttrekking is opgenomen in de notulen.
2. Schriftelijke leningsovereenkomst — Tussen de Beheerder (als schuldeiser) en de VvE (als schuldenaar) wordt een afzonderlijke, door beide partijen ondertekende leningsovereenkomst gesloten, los van de Beheerovereenkomst, met vermelding van: leningbedrag, rentevoet, looptijd, terugbetalingsregeling en gevolgen van niet-nakoming.
3. Zakelijke condities — De leningsvoorwaarden zijn marktconform en niet gunstiger voor de Beheerder dan voorwaarden die een onafhankelijke derde zou bedingen.
4. Noodzakelijkheid — De te financieren werkzaamheden zijn aantoonbaar noodzakelijk voor het onderhoud, de veiligheid of de instandhouding van het gebouw, en uitstel is redelijkerwijs niet mogelijk.

Transparantie en verantwoording

De lening wordt als afzonderlijke post opgenomen op de balans van de VvE en is zichtbaar in iedere periodieke financiële rapportage zolang de lening niet volledig is afgelost. De jaarnota vermeldt het uitstaande saldo, de betaalde rente en de verrichte aflossingen.
De Beheerder mag de lening — inclusief rente — verrekenen met uitstaande bedragen van de VvE, mits dit uitdrukkelijk is vastgelegd in de leningsovereenkomst en de Vergadering van Eigenaars hiermee heeft ingestemd.

Beperkingen

De Beheerder verstrekt geen leningen aan individuele leden van de VvE in het kader van zijn beheer- of bestuurstaken. Financiering van individuele bijdragetekorten is een aangelegenheid tussen het betreffende lid en de VvE, en wordt afgehandeld via de in artikel 5 lid 5 bedoelde incassoprocedure.
De totale uitstaande voorschotlening van de Beheerder aan een VvE bedraagt te allen tijde niet meer dan het bedrag dat uitdrukkelijk door de Vergadering van Eigenaars is geaccordeerd. Verhoging van het leningbedrag vereist een nieuw vergaderbesluit.