Privacyverklaring

Deze privacyverklaring bestaat uit twee delen. Deel 1 geldt als u eigenaar, bewoner of huurder bent in een gebouw waarvan Florian de Vereniging van Eigenaars (VvE) beheert, of als u een melding doet. Deel 2 geldt als u onze website bezoekt, een offerte aanvraagt of ondertekent, leverancier bent of bij ons solliciteert.

Deel 1 — Gegevens die wij namens een VvE verwerken

Wie is verantwoordelijk

Dit deel geldt voor de Vereniging van Eigenaars van het gebouw waarin u eigenaar of bewoner bent, of waarover u een melding doet (hierna: de VvE). De VvE is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De VvE heeft het beheer opgedragen aan Florian B.V. Florian verwerkt uw gegevens in opdracht van de VvE.

Welke gegevens wij verwerken

• Van eigenaars: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, uw appartementsrecht en breukdeel, uw bankrekeningnummer en incassomachtiging, uw bijdragen en betalingen, en uw aanwezigheid, volmachten en stemmen bij vergaderingen.
• Van bewoners, huurders en melders: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van uw melding, de foto's en video's die u meestuurt en de berichten die u ons via WhatsApp stuurt.
• Van bestuursleden en leden van de kascommissie: naam, functie, contactgegevens en, bij digitale ondertekening, uw handtekening, de datum, het tijdstip en uw IP-adres.

Wij vragen niet om uw burgerservicenummer en niet om gegevens over uw gezondheid.

Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

Met wie wij uw gegevens delen

Wij delen uw gegevens alleen als dat nodig is, en dan alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn. Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.

• Aannemers, leveranciers, verzekeraars en schade-experts: bij een melding ontvangen zij uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, zodat zij een afspraak met u kunnen maken. Zij mogen uw gegevens alleen voor die opdracht gebruiken.
• Een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat: bij een betalingsachterstand ontvangen zij uw naam, adres, contactgegevens en de specificatie van de vordering.
• Notarissen: bij de verkoop van een appartement ontvangen zij de financiële gegevens die voor de overdracht nodig zijn.
• De bank van de VvE: voor het betalingsverkeer en de incasso van bijdragen.
• De kascommissie en een eventuele accountant: voor de controle van de jaarstukken.
• Leveranciers van de systemen die Florian gebruikt: zie de lijst onder “Onze leveranciers” verderop.
• Overheidsinstanties: alleen als de wet dat verplicht.

Andere eigenaars kunnen als lid van de VvE het ledenregister inzien, voor zover de wet en de akte van splitsing dat toestaan.

Meldingen en WhatsApp

Na een melding via het meldformulier houden wij u via WhatsApp op de hoogte. U ontvangt de naam en het telefoonnummer van de vakman, en de vakman ontvangt uw contactgegevens. Berichten die u terugstuurt, leggen wij vast bij uw melding.

WhatsApp-berichten verzenden en ontvangen wij via CM.com, dat de gegevens in Ierland verwerkt, binnen de Europese Economische Ruimte. Wilt u geen contact via WhatsApp, laat het ons dan weten; wij bereiken u dan per e-mail of telefoon.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Deel 2 — Gegevens die Florian voor zichzelf verwerkt

Wie is verantwoordelijk

Voor de gegevens in dit deel is Florian B.V. zelf verantwoordelijk.

Welke gegevens wij verwerken

• Als u een offerte aanvraagt of een vraag stelt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw functie binnen de VvE, het adres en de gegevens van de VvE, en wat u ons in de aanvraag of vraag vertelt.
• Als u een offerte ondertekent: naam, functie, de verklaringen die u aanvinkt, uw handtekening, de datum, het tijdstip en uw IP-adres.
• Als u contactpersoon bent van een leverancier of aannemer: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
• Als u bij ons solliciteert: uw contactgegevens, cv, motivatie en wat u verder met ons deelt.
• Als u de website bezoekt: technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals uw IP-adres en het tijdstip van uw bezoek.

Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Voor beide delen

Onze leveranciers

Florian gebruikt voor zijn dienstverlening systemen van andere bedrijven. Met deze bedrijven zijn afspraken gemaakt over de beveiliging van uw gegevens.

Beveiliging

Florian heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen, waaronder beveiligde verbindingen, persoonlijke accounts en geheimhouding door medewerkers.

Uw rechten

U mag ons vragen om inzage in uw gegevens, om ze te laten corrigeren of verwijderen, om het gebruik te beperken en om ze aan u over te dragen. U mag ook bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Wij reageren binnen een maand. Als wij twijfelen of een verzoek van u afkomstig is, vragen wij u dat te bevestigen via het e-mailadres of telefoonnummer dat bij ons bekend is.

Sommige gegevens kunnen wij niet verwijderen, bijvoorbeeld omdat de VvE wettelijk verplicht is een ledenregister en een financiële administratie bij te houden.

Vragen en klachten

Voor vragen of een verzoek kunt u terecht bij:

Florian B.V.
Contactpersoon privacy: D. Grguric
Einsteinlaan 28, 2289 CC Rijswijk
E-mail: info@florian.nl
Telefoon: 070 - 204 20 01

Gaat uw vraag over gegevens uit deel 1, dan kunt u zich ook tot het bestuur van uw VvE wenden.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat op florian.nl/privacy.

Versie oktober 2026