De manier waarop wij werken is sinds de coronapandemie structureel veranderd. Hybride werken is voor veel Nederlanders de norm geworden: deels op kantoor, deels thuis. Voor VvE's heeft deze verschuiving verrassend grote gevolgen. Van geluidsoverlast en energieverbruik tot parkeerdruk en het gebruik van gemeenschappelijke ruimten: het thuiswerken raakt vrijwel alle aspecten van het samenleven in een appartementencomplex. In dit artikel bespreken wij de impact en geven wij praktische handvatten voor VvE-besturen.
Meer aanwezigheid overdag
Het meest directe gevolg van het hybride werken voor de VvE is de toegenomen aanwezigheid van bewoners overdag. Waar het gebouw voorheen grotendeels leeg was tussen negen en vijf, zijn er nu op elke werkdag bewoners thuis die in concentratie willen werken. Dit verandert de dynamiek in het gebouw fundamenteel.
Onderhoudswerkzaamheden die voorheen overdag zonder veel overlast konden worden uitgevoerd, zoals schilderwerk in het trappenhuis, het testen van de brandmeldinstallatie of werkzaamheden aan de leidingen, veroorzaken nu meer hinder. Bewoners die vanuit huis een videovergadering voeren of geconcentreerd werk verrichten, worden direct gestoord door boor- of zaaggeluiden, geurhinderen of onderbrekingen van de nutsvoorzieningen.
Voor VvE-besturen betekent dit dat de planning en communicatie rond onderhoudswerkzaamheden meer aandacht vergt. Tijdig en duidelijk informeren over geplande werkzaamheden, inclusief het verwachte geluidsniveau en de duur, is belangrijker dan ooit. Het kan verstandig zijn om bewoners mee te laten denken over de planning, zodat werkzaamheden zoveel mogelijk worden ingepland op momenten die de minste overlast veroorzaken.
Geluidsoverlast: het grootste knelpunt
Geluidsoverlast appartement is veruit de meest voorkomende klacht in VvE's, en het thuiswerken heeft dit probleem versterkt. Bewoners die voorheen niet thuis waren wanneer de bovenburen aan het stofzuigen waren of de kinderen van de buren uit school kwamen, worden nu dagelijks geconfronteerd met contactgeluiden, loopgeluiden en andere geluidsbronnen.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen geluid dat objectief onredelijk is en geluid dat inherent is aan het wonen in een appartementencomplex. Het Burgerlijk Wetboek en de modelreglementen bepalen dat eigenaren en gebruikers geen onredelijke hinder mogen veroorzaken. Maar het enkele feit dat geluid hoorbaar is, maakt het nog geen onredelijke hinder. Appartementen zijn nu eenmaal niet geluidsdicht.
Het huishoudelijk reglement kan concrete normen bevatten over stiltetijden en gedragsregels. Veel VvE's hanteren bijvoorbeeld een stiltetijd tussen 22:00 en 08:00 uur en in het weekend tot 10:00 uur. Met de opkomst van thuiswerken kan het overwogen worden om ook overdag bepaalde richtlijnen op te nemen, bijvoorbeeld rond verbouwingswerkzaamheden of het gebruik van geluidsproducerende apparaten.
Structurele oplossingen liggen op bouwkundig vlak. Het verbeteren van de geluidsisolatie, bijvoorbeeld door het aanbrengen van een zwevende dekvloer of het isoleren van de binnenwanden, kan een groot verschil maken. Dergelijke maatregelen vergen wel een investering en moeten in de meeste gevallen door de ALV worden goedgekeurd.
Energieverbruik en stookkosten
Het thuiswerken heeft ook gevolgen voor het energieverbruik in het gebouw. Bewoners die overdag thuis zijn, verbruiken meer energie voor verwarming, verlichting en het gebruik van apparatuur. In gebouwen met een collectief verwarmingssysteem of een gemeenschappelijke energierekening kan dit tot discussies leiden over de kostenverdeling.
In VvE's waar de stookkosten collectief worden omgeslagen, betalen eigenaren die weinig thuiswerken mogelijk mee aan het hogere verbruik van thuiswerkers. Het installeren van individuele warmtemeters of het overgaan op individuele verwarming kan dit probleem oplossen, maar vergt een investering en een besluit van de ALV.
De verduurzaming van het gebouw wordt door het thuiswerken extra relevant. Een goed geisoleerd gebouw houdt de stookkosten beperkt, ook bij intensiever gebruik. VvE-besturen doen er goed aan om het gewijzigde gebruikerspatroon mee te nemen in het energieadvies en het verduurzamingsplan.
Parkeerdruk en mobiliteitspatronen
In veel appartementencomplexen stonden de parkeerplaatsen overdag grotendeels leeg omdat bewoners met de auto naar het werk gingen. Door het hybride werken staan er nu ook op werkdagen auto's op de parkeerplaatsen, waardoor de parkeerdruk toeneemt. Dit is met name een knelpunt in complexen waar het aantal parkeerplaatsen beperkt is.
Tegelijkertijd kan het hybride werken op termijn ook leiden tot een verminderd autobezit. Bewoners die minder hoeven te reizen, overwegen eerder om hun tweede auto weg te doen of helemaal over te stappen op deelmobiliteit. Dit biedt kansen voor VvE's om parkeerplaatsen een andere bestemming te geven, bijvoorbeeld als fietsenstalling, opslagruimte of oplaadpunt voor elektrische voertuigen.
Het VvE-bestuur kan een inventarisatie doen van het parkeergebruik en de behoeften van de bewoners. Op basis hiervan kan een parkeerbeleid worden opgesteld dat recht doet aan de veranderde situatie. Denk aan het toewijzen van vaste parkeerplaatsen aan bewoners die deze het meest nodig hebben, of het inrichten van deelplekken.
Gebruik van gemeenschappelijke ruimten
De thuiswerker heeft behoefte aan een rustige werkplek. In sommige appartementencomplexen beschikken gemeenschappelijke ruimten, zoals een hobbyruimte, een vergaderzaal of een leegstaande berging, over potentie om te worden omgevormd tot een gezamenlijke werkruimte. Dit kan een waardevolle toevoeging zijn aan het complex en de aantrekkelijkheid voor potentiele kopers vergroten.
Het inrichten van een gemeenschappelijke werkruimte vergt een besluit van de ALV en afspraken over het gebruik, het onderhoud en de kosten. Het huishoudelijk reglement kan worden aangevuld met bepalingen over het gebruik van de werkruimte, zoals openingstijden, een reserveringssysteem en gedragsregels.
Aanpassing van het huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement is het instrument bij uitstek om in te spelen op de veranderde omstandigheden door het thuiswerken VvE. Het huishoudelijk reglement kan door de ALV worden vastgesteld en gewijzigd en bevat de dagelijkse spelregels voor het samenleven in het complex.
Onderwerpen die in het huishoudelijk reglement kunnen worden opgenomen of aangepast zijn onder meer geactualiseerde stiltetijden die rekening houden met thuiswerkers, regels voor het uitvoeren van verbouwingen en klussenwerkzaamheden, richtlijnen voor het gebruik van gemeenschappelijke ruimten als werkplek, afspraken over het gebruik van balkons en terrassen overdag en een procedure voor het melden en behandelen van geluidsklachten.
Het is raadzaam om bij het aanpassen van het huishoudelijk reglement de balans te zoeken tussen de belangen van thuiswerkers en die van andere bewoners. Een te strikte regulering kan leiden tot een onprettige leefsfeer, terwijl het ontbreken van regels kan leiden tot conflicten.
Het belang van communicatie
Veel problemen die voortvloeien uit het hybride werken kunnen worden voorkomen of opgelost door goede communicatie. Een VvE-bestuur dat de bewoners regelmatig informeert over werkzaamheden, hen betrekt bij het opstellen van spelregels en een laagdrempelig kanaal biedt voor het melden van klachten, voorkomt dat irritaties escaleren tot conflicten.
Overweeg het instellen van een digitaal communicatieplatform waarop bewoners met elkaar en met het bestuur kunnen communiceren. Dit vergroot de betrokkenheid en maakt het eenvoudiger om snel te informeren over relevante zaken.
Hoe Florian u hierbij helpt
Florian signaleert de veranderende behoeften van bewoners en adviseert VvE-besturen over passende maatregelen. Wij helpen bij het actualiseren van het huishoudelijk reglement, het opstellen van communicatieplannen en het bemiddelen bij conflicten. Met onze ervaring als VvE-beheerder in de regio Den Haag weten wij wat er speelt in appartementencomplexen en hoe u als bestuur effectief kunt inspelen op de gevolgen van het hybride werken.