De Algemene Ledenvergadering, afgekort ALV, is het hoogste orgaan van de Vereniging van Eigenaars. Alle belangrijke besluiten worden hier genomen, van de goedkeuring van de jaarrekening tot beslissingen over grootschalig onderhoud en verduurzaming. Een goed begrip van de besluitvormingsprocedures is essentieel voor elke appartementseigenaar. In dit artikel leggen wij uit hoe de ALV werkt, welke meerderheden wanneer vereist zijn en welke spelregels u moet kennen.
Het wettelijk kader
De besluitvorming binnen de VvE is geregeld in Boek 5, Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek en wordt verder uitgewerkt in het modelreglement dat op uw VvE van toepassing is. De wet schrijft voor dat de ALV minimaal eenmaal per jaar bijeenkomt. In deze vergadering worden in ieder geval de jaarrekening besproken en vastgesteld, de begroting voor het komende jaar goedgekeurd, de hoogte van de maandelijkse bijdrage bepaald en zo nodig bestuursleden benoemd of ontslagen.
Het bestuur van de VvE is belast met het bijeenroepen van de vergadering. De oproep moet schriftelijk of per e-mail worden verstuurd, met inachtneming van de oproeptermijn die in het modelreglement is vastgelegd. Deze termijn bedraagt doorgaans minimaal vijftien dagen. Bij de oproep worden de agenda en eventuele bijlagen meegezonden, zodat de eigenaren zich kunnen voorbereiden.
Stemrecht en stemverdeling in de VvE
Het stemrecht VvE is doorgaans gekoppeld aan de breukdelen zoals vastgelegd in de splitsingsakte. Elke eigenaar heeft een aantal stemmen dat correspondeert met zijn of haar aandeel in de gemeenschap. Een eigenaar met een breukdeel van 2/10 heeft doorgaans twee van de in totaal tien stemmen.
Sommige modelreglementen, met name het modelreglement van 2006 en 2017, bieden de mogelijkheid om in het huishoudelijk reglement een andere stemverdeling vast te leggen, bijvoorbeeld een stemrecht per hoofd (iedere eigenaar een stem) of een gemengd systeem. De keuze voor een bepaalde stemverdeling heeft directe gevolgen voor de machtsverhoudingen binnen de VvE en verdient daarom zorgvuldige overweging.
Een eigenaar die niet zelf aanwezig kan zijn bij de vergadering van eigenaars, heeft de mogelijkheid om een ander schriftelijk te machtigen. De gevolmachtigde kan dan namens de eigenaar stemmen uitbrengen. Het modelreglement kan beperkingen stellen aan het aantal volmachten dat een persoon mag uitoefenen.
Het quorum: drempel voor geldige besluitvorming
Een van de meest voorkomende struikelblokken bij de VvE-vergadering is het quorum VvE. Het quorum is het minimumaantal stemmen dat ter vergadering vertegenwoordigd moet zijn om rechtsgeldig te kunnen besluiten. Het vereiste quorum verschilt per type besluit en per modelreglement.
Voor gewone besluiten geldt onder de meeste modelreglementen dat ten minste de helft van het totale aantal stemmen ter vergadering vertegenwoordigd moet zijn, hetzij in persoon, hetzij bij volmacht. Is het quorum niet gehaald, dan kan er niet rechtsgeldig worden besloten en moet een tweede vergadering worden uitgeschreven. In deze tweede vergadering geldt in de regel geen quorumeis voor gewone besluiten, zodat er ongeacht de opkomst kan worden besloten.
Voor bijzondere besluiten, zoals wijziging van het huishoudelijk reglement of het uitvoeren van groot onderhoud boven een bepaald bedrag, kan een hoger quorum vereist zijn. Het modelreglement specificeert per type besluit welk quorum van toepassing is.
Soorten meerderheden
De ALV VvE kent verschillende soorten meerderheden, afhankelijk van het type besluit dat wordt genomen. Het is van belang om deze te kennen, want het toepassen van de verkeerde meerderheid kan ertoe leiden dat een besluit vernietigbaar is.
De volstrekte meerderheid, ook wel gewone meerderheid genoemd, is de standaard voor reguliere besluiten. Dit houdt in dat meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen voor het voorstel moet zijn. Blanco stemmen en onthoudingen tellen niet mee als uitgebrachte stemmen. Voorbeelden van besluiten die met volstrekte meerderheid worden genomen zijn de goedkeuring van de jaarrekening, de vaststelling van de begroting en reguliere onderhoudswerkzaamheden.
De gekwalificeerde meerderheid is vereist voor ingrijpendere besluiten. Afhankelijk van het modelreglement kan dit twee derde of drie vierde van het totale aantal stemmen zijn. Let op: bij een gekwalificeerde meerderheid gaat het vaak om het totale aantal stemmen, niet slechts de uitgebrachte stemmen. Dit maakt het behalen van een gekwalificeerde meerderheid aanzienlijk lastiger. Besluiten waarvoor een gekwalificeerde meerderheid is vereist zijn onder meer het aangaan van leningen, het uitvoeren van groot onderhoud boven een bepaald bedrag en het wijzigen van het huishoudelijk reglement.
Unanimiteit is de zwaarste eis en geldt voor de meest ingrijpende besluiten, zoals wijziging van de splitsingsakte of het opheffen van de VvE. In de praktijk is unanimiteit bij grotere VvE's bijzonder moeilijk te bereiken.
De vergaderprocedure stap voor stap
Een goed georganiseerde ALV verloopt volgens een vaste procedure. Het bestuur of de beheerder verstuurt minimaal vijftien dagen voor de vergadering een schriftelijke oproep met de agenda. Op de dag van de vergadering worden de aanwezigen geregistreerd op een presentielijst en wordt vastgesteld of het quorum is gehaald.
De voorzitter opent de vergadering en behandelt de agendapunten in de vastgestelde volgorde. Bij elk agendapunt krijgen de eigenaren de gelegenheid om vragen te stellen en hun standpunt toe te lichten. Vervolgens wordt er gestemd. De stemming vindt doorgaans hoofdelijk plaats, tenzij een van de aanwezigen om een schriftelijke stemming verzoekt.
Na afloop van de vergadering worden de notulen opgesteld. De notulen bevatten een samenvatting van de beraadslagingen en een nauwkeurige weergave van de genomen besluiten, inclusief de stemmingsuitslagen. De notulen worden doorgaans in de volgende ALV ter goedkeuring voorgelegd.
Bezwaar maken tegen besluiten
Een eigenaar die het niet eens is met een besluit van de ALV heeft de mogelijkheid om dit besluit te laten vernietigen door de kantonrechter. Op grond van artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek kan een eigenaar binnen een maand na het nemen van het besluit of nadat hij ervan op de hoogte is gesteld, verzoeken om vernietiging. Gronden voor vernietiging zijn onder meer strijd met de wet, de splitsingsakte of het modelreglement, of strijd met de redelijkheid en billijkheid.
Het is van belang om deze termijn van een maand goed in de gaten te houden. Na het verstrijken van de termijn is vernietiging in beginsel niet meer mogelijk en is het besluit definitief.
Praktische tips voor een succesvolle ALV
Een succesvolle ALV begint met een goede voorbereiding. Zorg ervoor dat alle relevante stukken tijdig worden verstuurd, zodat eigenaren zich kunnen inlezen. Stel een duidelijke agenda op en vermijd het opnemen van te veel agendapunten in een enkele vergadering. Wijs eigenaren die niet kunnen komen actief op de mogelijkheid om een volmacht te verlenen, zodat het quorum wordt gehaald. Houd de vergadering zakelijk en efficiënt, maar geef eigenaren voldoende ruimte om hun vragen en zorgen te uiten.
Hoe Florian u hierbij helpt
Florian verzorgt de volledige organisatie van de ALV voor de VvE's die wij beheren. Wij stellen de agenda op, versturen de vergaderoproep met alle bijlagen, controleren het quorum, begeleiden de stemming en stellen de notulen op. Na de vergadering voeren wij de genomen besluiten uit conform het mandaat van de eigenaren. Dankzij onze ervaring verloopt uw ALV efficiënt, correct en in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire vereisten. Neem contact op met Florian voor meer informatie over onze dienstverlening.