Een VvE is afhankelijk van de maandelijkse bijdragen van haar leden om de gemeenschappelijke kosten te dekken en het reservefonds te vullen. Wanneer een of meerdere eigenaren niet betalen, komt de financiele gezondheid van de hele vereniging in het gedrang. Debiteurenbeheer is daarom een van de meest kritische taken binnen het VvE-beheer. In dit artikel bespreken we wat u kunt doen als een eigenaar niet betaalt, welke stappen de VvE kan ondernemen en hoe u wanbetaling zoveel mogelijk kunt voorkomen.
Het belang van tijdige betaling
De servicekosten die eigenaren maandelijks betalen, vormen de belangrijkste inkomstenbron van de VvE. Van deze bijdragen worden de lopende kosten betaald, zoals de verzekeringspremies, het energieverbruik van gemeenschappelijke ruimten, de kosten van de beheerder en het reguliere onderhoud. Daarnaast wordt een deel van de bijdrage gereserveerd in het reservefonds voor toekomstig groot onderhoud.
Wanneer een eigenaar zijn bijdrage niet betaalt, ontstaat een financieel gat. De VvE heeft immers wel verplichtingen die doorlopen. De verzekeringspremie moet worden betaald, de schoonmaak gaat door en het onderhoud kan niet worden uitgesteld. In de praktijk betekent dit dat de overige eigenaren indirect opdraaien voor de niet-betalende eigenaar, hetzij doordat onderhoud wordt uitgesteld, hetzij doordat de reserves langzamer groeien dan gepland.
Bij kleine VvE's is dit effect nog groter. Als een VvE van vijf leden een wanbetaler heeft, valt 20% van de begrote inkomsten weg. Dat kan de vereniging in ernstige financiele problemen brengen.
Oorzaken van wanbetaling
Wanbetaling kan verschillende oorzaken hebben. Soms is er sprake van financiele problemen bij de eigenaar. Verlies van werk, echtscheiding of ziekte kunnen ertoe leiden dat een eigenaar zijn verplichtingen niet kan nakomen. In andere gevallen is er sprake van onwil. De eigenaar is het niet eens met een besluit van de vergadering en weigert uit protest te betalen. Ook komt het voor dat eigenaren die hun appartement verhuren, de bijdrage vergeten of verwaarlozen omdat zij niet dagelijks met het gebouw te maken hebben.
Ongeacht de oorzaak is het belangrijk dat de VvE snel en consequent handelt. Begrip voor de persoonlijke situatie van een eigenaar is menselijk, maar het is niet aan de overige eigenaren om de financiele gevolgen daarvan te dragen. De VvE heeft een wettelijke plicht om haar financiele verplichtingen na te komen en het is de taak van het bestuur om ervoor te zorgen dat alle eigenaren hun bijdrage voldoen.
De herinneringsprocedure stap voor stap
Een gestructureerde herinneringsprocedure is essentieel voor effectief debiteurenbeheer. De meeste VvE-beheerders hanteren een stappenplan dat er als volgt uitziet.
Na het verstrijken van de betalingstermijn wordt een eerste herinnering verstuurd. Dit is een vriendelijke herinnering die de eigenaar attendeert op de openstaande bijdrage en een nieuwe betalingstermijn stelt van doorgaans veertien dagen. De toon is neutraal en zakelijk.
Wordt er na de eerste herinnering nog steeds niet betaald, dan volgt een tweede herinnering, ook wel aanmaning genoemd. De toon wordt nu nadrukkelijker. De eigenaar wordt erop gewezen dat hij in gebreke is en dat bij uitblijven van betaling verdere maatregelen worden getroffen. Er kan ook worden gewezen op de mogelijkheid om incassokosten en wettelijke rente in rekening te brengen.
Als ook de aanmaning onbeantwoord blijft, stuurt de VvE een ingebrekestelling. Dit is een formele brief waarin de eigenaar een laatste termijn krijgt om te betalen, doorgaans veertien dagen. In de ingebrekestelling wordt vermeld dat bij uitblijven van betaling incassomaatregelen worden gestart en dat alle bijkomende kosten voor rekening van de wanbetaler komen.
Van herinnering naar incasso
Wanneer de herinneringsprocedure geen resultaat oplevert, kan de VvE overgaan tot het inschakelen van een incassobureau of een advocaat. De keuze tussen beide hangt af van de hoogte van het openstaande bedrag en de complexiteit van de situatie.
Voor relatief kleine bedragen, tot enkele duizenden euro's, is een incassobureau vaak de meest kosteneffectieve optie. Het incassobureau neemt de invordering over en brengt de eigenaar buitengerechtelijke incassokosten in rekening conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte van deze kosten is wettelijk vastgelegd en bedraagt een percentage van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro.
Voor hogere bedragen of wanneer een eigenaar de vordering betwist, kan het noodzakelijk zijn om een advocaat in te schakelen en een gerechtelijke procedure te starten. Bij bedragen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd. De procedure is relatief eenvoudig en bijstand van een advocaat is niet verplicht, hoewel het wel raadzaam is.
De gerechtelijke procedure
In een gerechtelijke procedure vordert de VvE betaling van de achterstallige bijdragen, vermeerderd met de wettelijke rente en de buitengerechtelijke incassokosten. In de meeste gevallen wijst de rechter de vordering toe, mits de VvE kan aantonen dat de bijdrage verschuldigd is en dat de eigenaar in gebreke is gesteld.
De VvE heeft een sterke juridische positie bij het invorderen van achterstallige bijdragen. De bijdrageplicht vloeit rechtstreeks voort uit de wet en de splitsingsakte. Een eigenaar kan zich niet onttrekken aan zijn betalingsverplichting door te stellen dat hij het niet eens is met een besluit van de vergadering. Hij kan dat besluit aanvechten via de kantonrechter, maar moet in de tussentijd gewoon betalen.
Na een veroordelend vonnis kan de VvE een deurwaarder inschakelen om het vonnis ten uitvoer te leggen. De deurwaarder kan beslag leggen op het inkomen of de bankrekening van de eigenaar. In het uiterste geval kan zelfs beslag worden gelegd op het appartement, hoewel dit in de praktijk zelden voorkomt.
Bijzondere situatie: executoriaal beslag op het appartement
Het Burgerlijk Wetboek biedt de VvE een bijzonder sterk instrument bij wanbetaling. Op grond van artikel 5:122 BW heeft de VvE een voorrecht op het appartementsrecht. Dit betekent dat de VvE bij executoriale verkoop van het appartement een bevoorrechte positie heeft ten opzichte van andere schuldeisers, met uitzondering van de hypotheekhouder.
In de praktijk komt executoriale verkoop zelden voor. De dreiging ervan kan echter een krachtig middel zijn om een wanbetaler tot betaling te bewegen. Het is wel belangrijk dat de VvE deze stap alleen zet als alle andere middelen zijn uitgeput en het openstaande bedrag substantieel is.
Preventie: voorkomen is beter dan genezen
Het beste debiteurenbeleid is een preventief debiteurenbeleid. Er zijn verschillende maatregelen die de VvE kan nemen om wanbetaling zoveel mogelijk te voorkomen.
Zorg voor automatische incasso. Door eigenaren een machtiging te laten tekenen voor automatische incasso van de maandelijkse bijdrage, wordt het risico op vergeetachtigheid geminimaliseerd. De meeste eigenaren die via automatische incasso betalen, doen dat zonder problemen.
Communiceer helder over de betalingsverplichtingen. Nieuwe eigenaren moeten bij aankoop duidelijk worden geinformeerd over de hoogte van de bijdrage, de betaaltermijnen en de gevolgen van wanbetaling. Een welkomstbrief met alle relevante financiele informatie kan helpen.
Stel een helder debiteurenbeleid vast en leg dit vast in een huishoudelijk reglement of een separaat beleidsdocument dat door de vergadering wordt vastgesteld. Zo weet iedereen vooraf welke stappen worden ondernomen bij achterstallige betaling en zijn de spelregels transparant.
Handel snel en consequent. Hoe langer een achterstand voortduurt, hoe moeilijker het wordt om het bedrag te innen. Een snelle eerste herinnering na het verstrijken van de betalingstermijn is effectiever dan een brief na drie maanden.
Betalingsregelingen
In sommige gevallen is het verstandig om een betalingsregeling aan te bieden. Als een eigenaar door persoonlijke omstandigheden tijdelijk niet in staat is om de volledige bijdrage te betalen, kan een regeling uitkomst bieden. Belangrijk is dat een betalingsregeling schriftelijk wordt vastgelegd, dat er een duidelijk aflossingsschema wordt afgesproken en dat de eigenaar zich committeert aan het inlopen van de achterstand binnen een redelijke termijn.
Een betalingsregeling is echter geen automatisch recht van de eigenaar. Het bestuur beslist of een regeling wordt aangeboden en kan daar voorwaarden aan verbinden. Het is ook verstandig om de vergadering te informeren over het debiteurenbeleid en eventuele betalingsregelingen, zonder namen te noemen, zodat alle eigenaren weten hoe de VvE met wanbetaling omgaat.
Hoe Florian u hierbij helpt
Florian, VvE-beheerder in de regio Den Haag, neemt het debiteurenbeheer volledig uit handen. Wij bewaken de betalingstermijnen, versturen herinneringen en aanmaningen en schakelen indien nodig een incassopartij in. Door consequent en professioneel debiteurenbeheer houden we de financiele positie van uw VvE gezond en voorkomen we dat betalingsproblemen escaleren.